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AVIGANAI

Mechanik ab — der Gang bleibt

Szenario 03 · 04 · 05

Drei verschiedene Rollen am Telefon

Das sind drei verschiedene Produkte. Sie werden oft verwechselt, gekauft wird meist nur eines — dort, wo es am meisten wehtut.

  • 01

    Sekretär — eingehende Anrufe

    Nimmt beim ersten Klingeln ab, rund um die Uhr. Klärt, wer anruft und worum es geht, legt eine Anfrage an, vereinbart einen Termin, verbindet bei Bedarf mit einem Menschen.

    Schließt die Lücke bei: verpassten Anrufen, „wir rufen Sie zurück“, Abenden, Wochenenden und der Mittagspause.

  • 02

    Vertrieb — ausgehende Anrufe

    Ruft die Liste durch: kalte Datenbank, alte Anfragen, Kunden, die „noch überlegen“. Klärt das Interesse, beantwortet Fragen, vereinbart ein Gespräch mit dem Vertriebsmitarbeiter.

    Schließt die Lücke bei: dem Abtelefonieren der Liste, für das nie Zeit bleibt.

  • 03

    Auskunft — Support und FAQ

    Beantwortet typische Fragen: Öffnungszeiten, Status von Bestellung oder Anfrage, wo die Dokumente sind, wie man etwas anschließt, was bei einem typischen Fehler zu tun ist. Erste Support-Linie.

    Schließt die Lücke bei: dem Anrufstrom, für den kein Fachmitarbeiter nötig ist.

Gesprächssprachen: Russisch · Ukrainisch · Englisch · Hebräisch. Jeder Anruf wird aufgezeichnet, transkribiert und landet im Journal mit Ergebnis und nächstem Schritt.

03

Der Anruf um 21:47 Uhr am Freitag

Genau der Anruf, der sonst ins Leere läuft — und am Montag als Beschwerde zurückkommt.

Dialog

  • Agent

    Guten Abend, hier Servicedienst, ich höre.

  • Kunde

    Guten Tag, bei uns ist der Kompressor ausgefallen, die Abfülllinie steht still. Wer kommt vorbei?

  • Agent

    Verstanden, das ist ein Notfall. Ist die Anlage in Aschdod? Ist es der Hauptkompressor?

  • Kunde

    Aschdod, ja. Der Hauptkompressor. Anzeige wegen Öldruck.

  • Agent

    Notiert. Ich lege eine Störungsmeldung an, der Bereitschaftsingenieur bekommt sie sofort und meldet sich innerhalb einer halben Stunde. Die Nummer schicke ich Ihnen per WhatsApp.

4 Sekunden nach dem Anruf

Anfrage
№2291 · Störungseinsatz
Anlage
Aschdod · Kompressorstation
Symptom
Öldruck — Störung
Zugewiesen
Bereitschaftsingenieur, benachrichtigt
An den Kunden
WhatsApp mit der Anfragenummer
Aufzeichnung
Audio und Transkript in der Karte
Übersicht
Im Tagesbericht an die Leitung

Einsatzbereich

Service- und Notdienste · Kliniken · Autowerkstätten · Logistik · jedes Geschäft, in dem ein Anruf = Geld bedeutet

Kein Anruf bleibt unbeantwortet und ohne Spur — unabhängig von Tageszeit und Auslastung der Mitarbeiter.

04

Die Anrufrunde, die endlich stattfand

Eine Kontaktdatenbank hat jeder. Wirklich durchtelefoniert wird sie nur von den wenigsten — dafür fehlen immer Leute und Geduld.

Dialog

  • Agent

    Guten Tag. Ich rufe wegen der Dampfmengenerfassung in der Produktion an — sind Sie dafür zuständig, oder soll ich Sie weiterverbinden lassen?

  • Kontakt

    Na ja, ich bin der Chefenergetiker, ja. Worum geht's genau?

  • Agent

    Wir bieten automatische Erfassung und Berichterstattung für Dampf. Werden die Werte noch von Hand abgelesen, oder gibt es schon ein System?

  • Kontakt

    Von Hand, der Rundgänger einmal pro Schicht. Wir wollten das mal ändern, aber nicht jetzt — vielleicht eher im Sommer.

  • Agent

    Verstanden. Dann schlage ich ein kurzes Gespräch mit unserem Ingenieur vor — 15 Minuten, unverbindlich. Passt Dienstag um 11 Uhr?

Lead-Karte in der CRM

Status
Interesse bestätigt
Entscheidungsträger
Chefenergetiker
Bedarf
Dampferfassung, derzeit manuell
Frist
Richtwert — 2. Quartal
Einwand
„Nicht jetzt“ — kein Budgetproblem
Vereinbart
Gespräch mit dem Ingenieur, Di 11:00
Aufzeichnung
Audio + Transkript beigefügt

Einsatzbereich

Reaktivierung alter Datenbanken · Kaltakquise · Terminbestätigung · Befragungen nach Geschäftsabschluss

Der Agent wird auch beim hundertsten Anruf nicht müde und bleibt bei jedem gleich höflich. Der Vertriebsmitarbeiter bekommt nur diejenigen, die ihr Interesse bestätigt haben.

05

Die Auskunft, die Ihre Dokumentation kennt

Derselbe Sprachagent stützt sich auf die Wissensdatenbank — und antwortet deshalb inhaltlich, statt nur „hinterlassen Sie eine Anfrage“ zu sagen.

Dialog

  • Kunde

    Guten Tag, bei uns leuchtet am Schaltschrank eine rote Lampe und alles steht still. Was soll ich tun?

  • Agent

    Nennen Sie mir bitte die Objektnummer oder den Namen — ich suche Ihren Schaltplan heraus.

  • Kunde

    Halle drei, Anlage „Sarja“.

  • Agent

    Gefunden. Die rote Anzeige an Ihrem Schaltschrank bedeutet eine Überlaststörung der Pumpengruppe. Laut Anleitung: Spannung trennen, das Thermorelais K3 prüfen, sicherstellen, dass der Schieber auf der Saugseite offen ist.

  • Kunde

    Das Relais hat geklickt, scheint eingerastet zu sein. Läuft wieder.

  • Agent

    Sehr gut. Anfrage und Ergebnis sind notiert. Der zuständige Ingenieur ist informiert — sollte es sich wiederholen, kommen wir vorbei.

Übernimmt

  1. 01Typische Fragen und die erste Diagnose
  2. 02Status von Anfrage und Bestellung
  3. 03Öffnungszeiten und Kontakte
  4. 04wo man ein Dokument bekommt
  5. 05Erfassung des Anliegens am Ende des Gesprächs

Übergibt an einen Menschen

  1. 01Störungen und Produktionsstillstände
  2. 02Streitigkeiten über Geld und Vertrag
  3. 03alles, was nicht in der Dokumentation steht
  4. 04jeden Fall, in dem der Anrufer einen Menschen verlangt — sofort und ohne Diskussion

Einsatzbereich

technischer Support · Leitstelle · Garantiedienst · Gerätewartung bei Kunden

Die Verantwortungsgrenze des Agenten legen Sie selbst fest, und sie lässt sich jederzeit ändern — das ist eine Einstellung, kein Umbau.

Branchen, in denen es funktioniert

Erzählen Sie uns, was bei Ihnen passiert

Drei kurze Fragen im Chat — Branche, was verloren geht, wohin die Antwort soll. Danach die Prozessanalyse: Wir zeigen, welche Szenarien bei Ihnen passen und was zuerst wirkt. Kostenlos.