Scénario 06 · 07 · 08 · 09
Une demande, du message à la synthèse
Chantier de construction. Le chef de section écrit sur Telegram — la suite se fait sans répartiteur et sans transferts.
Entrant · Telegram, 14:06
« Le treuil s'est bloqué, la grue à tour ne fonctionne plus. Section B »
Temps de réaction
quelques secondes. Le chef de chantier reçoit la confirmation avant même d'avoir rangé son téléphone.
- 01IDENTIFIÉ
panne de matériel · section B · urgence élevée
- 02ENREGISTRÉ
registre : date, auteur, section, texte, photo
- 03ASSIGNÉ
mécanicien rattaché au site
- 04RÉPONDU
au chef de section : « Reçu, demande n° 238 »
- 05SAUVEGARDÉ
photo dans le cloud, lien associé à la demande
- 06PRIS EN COMPTE
intégré à la synthèse du soir sur le site
Ce que cela a remplacé
l'appel au répartiteur · le transfert du message vers un autre chat · la saisie manuelle dans un tableur · la recherche du responsable par téléphone · un e-mail séparé avec les photos · la collecte de la synthèse en fin de journée
Domaine d'application
chantiers · hôpitaux par bâtiment · réseaux d'agences · lignes d'usine · demandes maritimes
07
Le tri du courrier entrant
Chaque e-mail reçoit une catégorie, un destinataire et une échéance. La boîte cesse d'être un fourre-tout commun que tout le monde regarde et où personne ne répond.
Lundi matin, 47 e-mails
« Merci d'établir une facture pour 12 filtres »
service commercial · tâche : facture, aujourd'hui
« Le poste de lavage ne fonctionne plus, on est à l'arrêt »
support technique · demande d'urgence, prioritaire
« Nous transmettons les procès-verbaux de janvier, merci de signer »
comptabilité · vérification du dossier
« CV pour le poste d'ingénieur instrumentation »
RH · dans la base des candidats
« Rappel : le délai d'étalonnage arrive à échéance »
métrologue · tâche avec échéance
« Publicité pour des services d'imprimerie »
archive, ne dérange personne
Ce qui se passe ensuite
- L'e-mail est consigné dans le registre avec une catégorie et un numéro
- Le responsable reçoit une notification dans sa messagerie
- Une confirmation de réception part vers l'expéditeur
- Les pièces jointes sont classées dans le dossier du client ou du site
- Si personne n'a répondu au bout de N heures, un signal part vers le responsable
- L'e-mail reste entièrement dans la messagerie : rien n'est déplacé
Domaine d'application
externalisation comptable · approvisionnement · ventes · services techniques · agents maritimes
Fonctionne par-dessus votre messagerie. Pas besoin de changer de boîte, de domaine ou de client de messagerie.
08
Rien ne brûle et rien ne se perd
Deux tâches routinières que personne n'aime vérifier, et sur lesquelles les entreprises perdent régulièrement de l'argent et des contrats.
Suivi des échéances
Rappels aux employés et aux clients sur les délais, le reporting, les renouvellements, les étalonnages et les paiements — avant que l'échéance ne soit dépassée, pas après.
Exemples
- « L'étalonnage du débitmètre expire dans 21 jours » → tâche pour le métrologue, notification au responsable une semaine avant
- « Le contrat avec le sous-traitant se termine dans un mois » → rappel au juriste et à l'approvisionnement
- « Le rapport sur le site n'est pas remis depuis trois jours » → escalade vers le responsable de secteur
Dossier documentaire
Le système sait quel ensemble de documents est nécessaire pour un type de transaction, un client ou un site donné, et signale de lui-même ce qui manque et chez qui.
Exemples
- « Pour le site n° 14, il manque le procès-verbal des travaux cachés et deux certificats de câble » → rappel au sous-traitant
- « La procuration du client a expiré » → blocage de l'expédition jusqu'à sa mise à jour
- « Il manque la facture dans le dossier de paiement » → retour vers l'approvisionnement avec indication du motif
Domaine d'application
gestion contractuelle · comptabilité · métrologie · approvisionnement · contrôle des travaux · documents maritimes
Les échéances sont reprises de vos tableurs ou de votre CRM — pas besoin de mettre en place un système séparé.
09
Rapports au responsable, SLA et preuve photo
Trois mécanismes qui transforment le flux de demandes en un processus maîtrisé — sans réunions quotidiennes ni appels incessants.
- 01
Rapports au responsable
La synthèse quotidienne et hebdomadaire arrive d'elle-même : demandes sur la période, retards, charge de travail par personne, risques et points ouverts. Ventilation par site, par service, par employé ou par client.
À tout moment, on peut demander en mots : « où en est-on sur le site Zaria cette semaine » — et obtenir une réponse.
- 02
Escalade et SLA
Chaque catégorie a un délai de réaction défini. Si personne n'a réagi au bout de N heures, le signal remonte plus haut. Une nouvelle demande sur le même problème est signalée automatiquement.
Le responsable apprend le problème par le système, pas par un client mécontent.
- 03
Preuve photo et documentaire
Les photos du site, les procès-verbaux, les relevés et les documents partent dans le cloud, le lien est associé à la demande et au site. Rien ne reste sur le téléphone personnel de l'employé.
Un an plus tard, on retrouve les photos d'un équipement par le nom du site, pas de mémoire.
Domaine d'application
direction · services techniques et d'ingénierie · service qualité · contrôle des travaux
Le rapport cesse d'être une tâche à part. Il se constitue à partir de ce qui se passe déjà.
Par où l'agent communique
Le client et l'employé écrivent là où c'est pratique pour eux. Personne n'a besoin d'installer une application séparée.
| Canal | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Texte, messages vocaux, photos, documents. API Business officielle. | |
| Telegram | Bot pour les employés et les sous-traitants. Le canal le plus rapide à mettre en place. |
| Tri du courrier entrant, pièces jointes, réponses automatiques, routage. | |
| Téléphone | Agent vocal : prend l'appel, note l'essentiel, crée une tâche, appelle lui-même. |
| Formulaire du site | La demande arrive directement dans le registre et dans la messagerie du responsable. |
| Tableurs et CRM | Google Sheets, Airtable, Notion, un CRM ou un ERP existant. |
WhatsApp
Texte, messages vocaux, photos, documents. API Business officielle.
Telegram
Bot pour les employés et les sous-traitants. Le canal le plus rapide à mettre en place.
Email
Tri du courrier entrant, pièces jointes, réponses automatiques, routage.
Téléphone
Agent vocal : prend l'appel, note l'essentiel, crée une tâche, appelle lui-même.
Formulaire du site
La demande arrive directement dans le registre et dans la messagerie du responsable.
Tableurs et CRM
Google Sheets, Airtable, Notion, un CRM ou un ERP existant.
Langues
russe · ukrainien · anglais · hébreu. Les messages vocaux sont retranscrits automatiquement, la réponse arrive dans la langue de la demande.
Recommandation pratique
Les canaux peuvent être connectés un par un. Commencer par celui où les gens ont déjà l'habitude d'écrire — c'est moins coûteux et ça s'adopte mieux.
Secteurs où cela fonctionne
Racontez-nous ce qui se passe chez vous
Trois questions courtes dans le chat — votre secteur, ce qui se perd, où vous répondre. Ensuite, l'analyse des processus : nous montrons quels scénarios s'appliquent chez vous et lequel aura le premier effet. Gratuit.