Сценарий 06 · 07 · 08 · 09
Одна заявка от сообщения до сводки
Строительный объект. Мастер участка пишет в Telegram — дальше без диспетчера и без пересылок.
Входящее · Telegram, 14:06
«Заклинило лебёдку, башенный кран не работает. Участок B»
Время реакции
секунды. Прораб получает подтверждение до того, как успевает убрать телефон.
- 01РАСПОЗНАНО
авария техники · участок B · срочность высокая
- 02ЗАРЕГИСТРИРОВАНО
журнал: дата, автор, участок, текст, фото
- 03НАЗНАЧЕНО
механик, закреплённый за объектом
- 04ОТВЕЧЕНО
мастеру: «Принято, заявка №238»
- 05СОХРАНЕНО
фото в облако, ссылка привязана к заявке
- 06УЧТЕНО
попало в вечернюю сводку по объекту
Что это заменило
звонок диспетчеру · пересылку сообщения в другой чат · ручную запись в таблицу · поиск ответственного по телефону · отдельное письмо с фотографиями · сбор сводки в конце дня
Где применимо
стройплощадки · больницы по корпусам · сети филиалов · заводские линии · судовые заявки
07
Разбор входящей почты
Каждое письмо получает категорию, адресата и срок. Ящик перестаёт быть общей свалкой, в которую все смотрят и никто не отвечает.
Утро понедельника, 47 писем
«Просьба выставить счёт на 12 фильтров»
коммерческий отдел · задача: счёт, сегодня
«Не работает узел мойки, стоим»
техподдержка · аварийная заявка, срочно
«Направляем акты за январь, подпишите»
бухгалтерия · проверка комплекта
«Резюме на вакансию инженера КИП»
HR · в базу кандидатов
«Напоминаем: срок поверки истекает»
метролог · задача со сроком
«Реклама услуг типографии»
архив, никого не беспокоить
Что происходит дальше
- Письмо попадает в журнал с категорией и номером
- Ответственный получает уведомление в мессенджер
- Отправителю уходит подтверждение приёма
- Вложения складываются в папку клиента или объекта
- Если никто не ответил за N часов — сигнал руководителю
- Всё письмо остаётся в почте: ничего не переносится
Где применимо
бухгалтерский аутсорсинг · снабжение · продажи · сервисные отделы · судовые агенты
Работает поверх вашей почты. Менять ящик, домен или почтовый клиент не нужно.
08
Ничего не сгорает и ничего не теряется
Две рутины, которые никто не любит проверять, и на которых компании регулярно теряют деньги и договоры.
Контроль сроков
Напоминания сотрудникам и клиентам о дедлайнах, отчётности, продлениях, поверках и оплатах — до того, как срок сгорел, а не после.
Примеры
- «Поверка расходомера истекает через 21 день» → задача метрологу, уведомление руководителю за неделю
- «Договор с подрядчиком заканчивается через месяц» → напоминание юристу и снабжению
- «Отчёт по объекту не сдан третий день» → эскалация на руководителя направления
Комплект документов
Система знает, какой набор нужен под конкретный тип сделки, клиента или объекта, и сама сообщает, чего не хватает и у кого.
Примеры
- «По объекту №14 нет акта скрытых работ и двух сертификатов на кабель» → напоминание подрядчику
- «У клиента истекла доверенность» → блокировка отгрузки до обновления
- «В комплекте на оплату нет счёта-фактуры» → возврат в снабжение с указанием причины
Где применимо
договорная работа · бухгалтерия · метрология · снабжение · строительный контроль · судовые документы
Сроки берутся из ваших таблиц или CRM — заводить отдельную систему не нужно.
09
Отчёты руководителю, SLA и фотофиксация
Три механизма, которые превращают поток заявок в управляемый процесс — без ежедневных планёрок и обзвонов.
- 01
Отчёты руководителю
Дневная и недельная сводка приходит сама: заявки за период, просрочки, загрузка по людям, риски и открытые пункты. Разрез по объекту, отделу, сотруднику или клиенту.
В любой момент можно спросить словами: «что по объекту Заря за неделю» — и получить ответ.
- 02
Эскалация и SLA
На каждую категорию задаётся норматив реакции. Никто не отреагировал за N часов — сигнал уходит выше. Повторное обращение по той же проблеме подсвечивается автоматически.
Руководитель узнаёт о проблеме от системы, а не от рассерженного клиента.
- 03
Фото- и файлофиксация
Фото с объекта, акты, замеры и документы уходят в облако, ссылка привязывается к заявке и к объекту. Ничего не живёт в личном телефоне сотрудника.
Через год фотографии узла находятся по названию объекта, а не по памяти.
Где применимо
руководство · сервисные и инженерные службы · отдел качества · строительный контроль
Отчёт перестаёт быть отдельной работой. Он собирается из того, что и так происходит.
Через что общается агент
Клиент и сотрудник пишут туда, где им удобно. Отдельное приложение никому ставить не нужно.
| Канал | Что умеет |
|---|---|
| Текст, голосовые, фото, документы. Официальный Business API. | |
| Telegram | Бот для сотрудников и подрядчиков. Самый быстрый в запуске канал. |
| Разбор входящей почты, вложения, автоответы, маршрутизация. | |
| Телефон | Голосовой агент: принимает звонок, записывает суть, ставит задачу, звонит сам. |
| Форма на сайте | Заявка сразу попадает в журнал и в мессенджер ответственного. |
| Таблицы и CRM | Google Sheets, Airtable, Notion, существующая CRM или ERP. |
WhatsApp
Текст, голосовые, фото, документы. Официальный Business API.
Telegram
Бот для сотрудников и подрядчиков. Самый быстрый в запуске канал.
Email
Разбор входящей почты, вложения, автоответы, маршрутизация.
Телефон
Голосовой агент: принимает звонок, записывает суть, ставит задачу, звонит сам.
Форма на сайте
Заявка сразу попадает в журнал и в мессенджер ответственного.
Таблицы и CRM
Google Sheets, Airtable, Notion, существующая CRM или ERP.
Языки
русский · украинский · английский · иврит. Голосовые сообщения расшифровываются автоматически, ответ приходит на языке обращения.
Практическая рекомендация
Каналы можно подключать по одному. Начинать с того, куда людям уже привычно писать, — дешевле и приживается лучше.
Отрасли, где это работает
Расскажите, что происходит у вас
Три коротких вопроса в чате — сфера, что теряется, куда ответить. Дальше разбор процессов: показываем, какие сценарии применимы и что даст эффект первым. Бесплатно.