Сценарій 06 · 07 · 08 · 09
Одна заявка від повідомлення до зведення
Будівельний об'єкт. Майстер дільниці пише в Telegram — далі без диспетчера і без пересилань.
Вхідне · Telegram, 14:06
«Заклинило лебідку, баштовий кран не працює. Дільниця B»
Час реакції
секунди. Прораб отримує підтвердження до того, як встигає прибрати телефон.
- 01РОЗПІЗНАНО
аварія техніки · дільниця B · терміновість висока
- 02ЗАРЕЄСТРОВАНО
журнал: дата, автор, дільниця, текст, фото
- 03ПРИЗНАЧЕНО
механік, закріплений за об'єктом
- 04ВІДПОВІДЖЕНО
майстру: «Прийнято, заявка №238»
- 05ЗБЕРЕЖЕНО
фото в хмару, посилання прив'язане до заявки
- 06ВРАХОВАНО
потрапило у вечірнє зведення за об'єктом
Що це замінило
дзвінок диспетчеру · пересилання повідомлення в інший чат · ручний запис у таблицю · пошук відповідального телефоном · окремий лист із фотографіями · збір зведення наприкінці дня
Де застосовно
будмайданчики · лікарні за корпусами · мережі філій · заводські лінії · суднові заявки
07
Розбір вхідної пошти
Кожен лист отримує категорію, адресата і строк. Скринька перестає бути спільним звалищем, у яке всі дивляться і ніхто не відповідає.
Ранок понеділка, 47 листів
«Прохання виставити рахунок на 12 фільтрів»
комерційний відділ · задача: рахунок, сьогодні
«Не працює вузол мийки, стоїмо»
техпідтримка · аварійна заявка, терміново
«Надсилаємо акти за січень, підпишіть»
бухгалтерія · перевірка комплекту
«Резюме на вакансію інженера КВП»
HR · до бази кандидатів
«Нагадуємо: строк повірки закінчується»
метролог · задача зі строком
«Реклама послуг друкарні»
архів, нікого не турбувати
Що відбувається далі
- Лист потрапляє в журнал з категорією і номером
- Відповідальний отримує сповіщення в месенджер
- Відправнику йде підтвердження прийому
- Вкладення складаються в папку клієнта або об'єкта
- Якщо ніхто не відповів за N годин — сигнал керівнику
- Весь лист залишається в пошті: нічого не переноситься
Де застосовно
бухгалтерський аутсорсинг · постачання · продажі · сервісні відділи · суднові агенти
Працює поверх вашої пошти. Змінювати скриньку, домен або поштовий клієнт не потрібно.
08
Нічого не згорає і нічого не втрачається
Дві рутини, які ніхто не любить перевіряти, і на яких компанії регулярно втрачають гроші і договори.
Контроль строків
Нагадування співробітникам і клієнтам про дедлайни, звітність, продовження, повірки й оплати — до того, як строк згорів, а не після.
Приклади
- «Повірка витратоміра закінчується через 21 день» → задача метрологу, повідомлення керівнику за тиждень
- «Договір з підрядником закінчується через місяць» → нагадування юристу і постачанню
- «Звіт за об'єктом не здано третій день» → ескалація на керівника напрямку
Комплект документів
Система знає, який набір потрібен під конкретний тип угоди, клієнта або об'єкта, і сама повідомляє, чого бракує і в кого.
Приклади
- «За об'єктом №14 немає акта прихованих робіт і двох сертифікатів на кабель» → нагадування підряднику
- «У клієнта закінчилася довіреність» → блокування відвантаження до оновлення
- «У комплекті на оплату немає рахунку-фактури» → повернення в постачання із зазначенням причини
Де застосовно
договірна робота · бухгалтерія · метрологія · постачання · будівельний контроль · суднові документи
Строки беруться з ваших таблиць або CRM — заводити окрему систему не потрібно.
09
Звіти керівнику, SLA і фотофіксація
Три механізми, які перетворюють потік заявок на керований процес — без щоденних нарад і обдзвонів.
- 01
Звіти керівнику
Денне і тижневе зведення приходить саме: заявки за період, прострочення, завантаження за людьми, ризики і відкриті пункти. Розріз за об'єктом, відділом, співробітником або клієнтом.
У будь-який момент можна запитати словами: «що по об'єкту Зоря за тиждень» — і отримати відповідь.
- 02
Ескалація і SLA
На кожну категорію задається норматив реакції. Ніхто не відреагував за N годин — сигнал іде вище. Повторне звернення з тієї самої проблеми підсвічується автоматично.
Керівник дізнається про проблему від системи, а не від розсердженого клієнта.
- 03
Фото- і файлофіксація
Фото з об'єкта, акти, заміри і документи йдуть у хмару, посилання прив'язується до заявки і до об'єкта. Нічого не живе в особистому телефоні співробітника.
Через рік фотографії вузла знаходяться за назвою об'єкта, а не за пам'яттю.
Де застосовно
керівництво · сервісні та інженерні служби · відділ якості · будівельний контроль
Звіт перестає бути окремою роботою. Він збирається з того, що й так відбувається.
Через що спілкується агент
Клієнт і співробітник пишуть туди, де їм зручно. Окремий застосунок нікому ставити не потрібно.
| Канал | Що вміє |
|---|---|
| Текст, голосові, фото, документи. Офіційний Business API. | |
| Telegram | Бот для співробітників і підрядників. Найшвидший у запуску канал. |
| Розбір вхідної пошти, вкладення, автовідповіді, маршрутизація. | |
| Телефон | Голосовий агент: приймає дзвінок, записує суть, ставить задачу, телефонує сам. |
| Форма на сайті | Заявка одразу потрапляє в журнал і в месенджер відповідального. |
| Таблиці і CRM | Google Sheets, Airtable, Notion, наявна CRM або ERP. |
WhatsApp
Текст, голосові, фото, документи. Офіційний Business API.
Telegram
Бот для співробітників і підрядників. Найшвидший у запуску канал.
Email
Розбір вхідної пошти, вкладення, автовідповіді, маршрутизація.
Телефон
Голосовий агент: приймає дзвінок, записує суть, ставить задачу, телефонує сам.
Форма на сайті
Заявка одразу потрапляє в журнал і в месенджер відповідального.
Таблиці і CRM
Google Sheets, Airtable, Notion, наявна CRM або ERP.
Мови
російська · українська · англійська · іврит. Голосові повідомлення розшифровуються автоматично, відповідь приходить мовою звернення.
Практична рекомендація
Канали можна підключати по одному. Починати з того, куди людям уже звично писати, — дешевше і приживається краще.
Галузі, де це працює
Розкажіть, що відбувається у вас
Три коротких запитання в чаті — сфера, що втрачається, куди відповісти. Далі розбір процесів: показуємо, які сценарії застосовні і що дасть ефект першим. Безкоштовно.