Сценарій 06 · 07 · 08 · 09 # Одна заявка від повідомлення до зведення Будівельний об'єкт. Майстер дільниці пише в Telegram — далі без диспетчера і без пересилань. ВХІДНЕ · TELEGRAM, 14:06 > «Заклинило лебідку, баштовий кран не працює. Дільниця B» ЧАС РЕАКЦІЇ секунди. Прораб отримує підтвердження до того, як встигає прибрати телефон. аварія техніки · дільниця B · терміновість висока журнал: дата, автор, дільниця, текст, фото механік, закріплений за об'єктом майстру: «Прийнято, заявка №238» фото в хмару, посилання прив'язане до заявки потрапило у вечірнє зведення за об'єктом ЩО ЦЕ ЗАМІНИЛО дзвінок диспетчеру · пересилання повідомлення в інший чат · ручний запис у таблицю · пошук відповідального телефоном · окремий лист із фотографіями · збір зведення наприкінці дня ДЕ ЗАСТОСОВНО будмайданчики · лікарні за корпусами · мережі філій · заводські лінії · суднові заявки 07 ## Розбір вхідної пошти Кожен лист отримує категорію, адресата і строк. Скринька перестає бути спільним звалищем, у яке всі дивляться і ніхто не відповідає. ### Ранок понеділка, 47 листів «Прохання виставити рахунок на 12 фільтрів» комерційний відділ · задача: рахунок, сьогодні «Не працює вузол мийки, стоїмо» техпідтримка · аварійна заявка, терміново «Надсилаємо акти за січень, підпишіть» бухгалтерія · перевірка комплекту «Резюме на вакансію інженера КВП» HR · до бази кандидатів «Нагадуємо: строк повірки закінчується» метролог · задача зі строком «Реклама послуг друкарні» архів, нікого не турбувати ЩО ВІДБУВАЄТЬСЯ ДАЛІ - Лист потрапляє в журнал з категорією і номером - Відповідальний отримує сповіщення в месенджер - Відправнику йде підтвердження прийому - Вкладення складаються в папку клієнта або об'єкта - Якщо ніхто не відповів за N годин — сигнал керівнику - Весь лист залишається в пошті: нічого не переноситься бухгалтерський аутсорсинг · постачання · продажі · сервісні відділи · суднові агенти Працює поверх вашої пошти. Змінювати скриньку, домен або поштовий клієнт не потрібно. 08 ## Нічого не згорає і нічого не втрачається Дві рутини, які ніхто не любить перевіряти, і на яких компанії регулярно втрачають гроші і договори. ### Контроль строків Нагадування співробітникам і клієнтам про дедлайни, звітність, продовження, повірки й оплати — до того, як строк згорів, а не після. ПРИКЛАДИ - «Повірка витратоміра закінчується через 21 день» → задача метрологу, повідомлення керівнику за тиждень - «Договір з підрядником закінчується через місяць» → нагадування юристу і постачанню - «Звіт за об'єктом не здано третій день» → ескалація на керівника напрямку ### Комплект документів Система знає, який набір потрібен під конкретний тип угоди, клієнта або об'єкта, і сама повідомляє, чого бракує і в кого. - «За об'єктом №14 немає акта прихованих робіт і двох сертифікатів на кабель» → нагадування підряднику - «У клієнта закінчилася довіреність» → блокування відвантаження до оновлення - «У комплекті на оплату немає рахунку-фактури» → повернення в постачання із зазначенням причини договірна робота · бухгалтерія · метрологія · постачання · будівельний контроль · суднові документи Строки беруться з ваших таблиць або CRM — заводити окрему систему не потрібно. 09 ## Звіти керівнику, SLA і фотофіксація Три механізми, які перетворюють потік заявок на керований процес — без щоденних нарад і обдзвонів. ### Звіти керівнику Денне і тижневе зведення приходить саме: заявки за період, прострочення, завантаження за людьми, ризики і відкриті пункти. Розріз за об'єктом, відділом, співробітником або клієнтом. У будь-який момент можна запитати словами: «що по об'єкту Зоря за тиждень» — і отримати відповідь. ### Ескалація і SLA На кожну категорію задається норматив реакції. Ніхто не відреагував за N годин — сигнал іде вище. Повторне звернення з тієї самої проблеми підсвічується автоматично. Керівник дізнається про проблему від системи, а не від розсердженого клієнта. ### Фото- і файлофіксація Фото з об'єкта, акти, заміри і документи йдуть у хмару, посилання прив'язується до заявки і до об'єкта. Нічого не живе в особистому телефоні співробітника. Через рік фотографії вузла знаходяться за назвою об'єкта, а не за пам'яттю. керівництво · сервісні та інженерні служби · відділ якості · будівельний контроль Звіт перестає бути окремою роботою. Він збирається з того, що й так відбувається. ## Через що спілкується агент Клієнт і співробітник пишуть туди, де їм зручно. Окремий застосунок нікому ставити не потрібно. WhatsApp Текст, голосові, фото, документи. Офіційний Business API. Telegram Бот для співробітників і підрядників. Найшвидший у запуску канал. Email Розбір вхідної пошти, вкладення, автовідповіді, маршрутизація. Телефон Голосовий агент: приймає дзвінок, записує суть, ставить задачу, телефонує сам. Форма на сайті Заявка одразу потрапляє в журнал і в месенджер відповідального. Таблиці і CRM Google Sheets, Airtable, Notion, наявна CRM або ERP. МОВИ російська · українська · англійська · іврит. Голосові повідомлення розшифровуються автоматично, відповідь приходить мовою звернення. ПРАКТИЧНА РЕКОМЕНДАЦІЯ Канали можна підключати по одному. Починати з того, куди людям уже звично писати, — дешевше і приживається краще. ГАЛУЗІ, ДЕ ЦЕ ПРАЦЮЄ - Інженерія та АСУ ТП - Будівництво - Лікарні та клініки - Бухгалтерський аутсорсинг - Суднове супроводження - Харчова та переробка ## Розкажіть, що відбувається у вас Три коротких запитання в чаті — сфера, що втрачається, куди відповісти. Далі розбір процесів: показуємо, які сценарії застосовні і що дасть ефект першим. Безкоштовно. --- Source: https://ai.avigan.com.ua/services/request-handling · AVIGAN AI · ai.avigan.ua@gmail.com