Сценарий 06 · 07 · 08 · 09 # Одна заявка от сообщения до сводки Строительный объект. Мастер участка пишет в Telegram — дальше без диспетчера и без пересылок. ВХОДЯЩЕЕ · TELEGRAM, 14:06 > «Заклинило лебёдку, башенный кран не работает. Участок B» ВРЕМЯ РЕАКЦИИ секунды. Прораб получает подтверждение до того, как успевает убрать телефон. авария техники · участок B · срочность высокая журнал: дата, автор, участок, текст, фото механик, закреплённый за объектом мастеру: «Принято, заявка №238» фото в облако, ссылка привязана к заявке попало в вечернюю сводку по объекту ЧТО ЭТО ЗАМЕНИЛО звонок диспетчеру · пересылку сообщения в другой чат · ручную запись в таблицу · поиск ответственного по телефону · отдельное письмо с фотографиями · сбор сводки в конце дня ГДЕ ПРИМЕНИМО стройплощадки · больницы по корпусам · сети филиалов · заводские линии · судовые заявки 07 ## Разбор входящей почты Каждое письмо получает категорию, адресата и срок. Ящик перестаёт быть общей свалкой, в которую все смотрят и никто не отвечает. ### Утро понедельника, 47 писем «Просьба выставить счёт на 12 фильтров» коммерческий отдел · задача: счёт, сегодня «Не работает узел мойки, стоим» техподдержка · аварийная заявка, срочно «Направляем акты за январь, подпишите» бухгалтерия · проверка комплекта «Резюме на вакансию инженера КИП» HR · в базу кандидатов «Напоминаем: срок поверки истекает» метролог · задача со сроком «Реклама услуг типографии» архив, никого не беспокоить ЧТО ПРОИСХОДИТ ДАЛЬШЕ - Письмо попадает в журнал с категорией и номером - Ответственный получает уведомление в мессенджер - Отправителю уходит подтверждение приёма - Вложения складываются в папку клиента или объекта - Если никто не ответил за N часов — сигнал руководителю - Всё письмо остаётся в почте: ничего не переносится бухгалтерский аутсорсинг · снабжение · продажи · сервисные отделы · судовые агенты Работает поверх вашей почты. Менять ящик, домен или почтовый клиент не нужно. 08 ## Ничего не сгорает и ничего не теряется Две рутины, которые никто не любит проверять, и на которых компании регулярно теряют деньги и договоры. ### Контроль сроков Напоминания сотрудникам и клиентам о дедлайнах, отчётности, продлениях, поверках и оплатах — до того, как срок сгорел, а не после. ПРИМЕРЫ - «Поверка расходомера истекает через 21 день» → задача метрологу, уведомление руководителю за неделю - «Договор с подрядчиком заканчивается через месяц» → напоминание юристу и снабжению - «Отчёт по объекту не сдан третий день» → эскалация на руководителя направления ### Комплект документов Система знает, какой набор нужен под конкретный тип сделки, клиента или объекта, и сама сообщает, чего не хватает и у кого. - «По объекту №14 нет акта скрытых работ и двух сертификатов на кабель» → напоминание подрядчику - «У клиента истекла доверенность» → блокировка отгрузки до обновления - «В комплекте на оплату нет счёта-фактуры» → возврат в снабжение с указанием причины договорная работа · бухгалтерия · метрология · снабжение · строительный контроль · судовые документы Сроки берутся из ваших таблиц или CRM — заводить отдельную систему не нужно. 09 ## Отчёты руководителю, SLA и фотофиксация Три механизма, которые превращают поток заявок в управляемый процесс — без ежедневных планёрок и обзвонов. ### Отчёты руководителю Дневная и недельная сводка приходит сама: заявки за период, просрочки, загрузка по людям, риски и открытые пункты. Разрез по объекту, отделу, сотруднику или клиенту. В любой момент можно спросить словами: «что по объекту Заря за неделю» — и получить ответ. ### Эскалация и SLA На каждую категорию задаётся норматив реакции. Никто не отреагировал за N часов — сигнал уходит выше. Повторное обращение по той же проблеме подсвечивается автоматически. Руководитель узнаёт о проблеме от системы, а не от рассерженного клиента. ### Фото- и файлофиксация Фото с объекта, акты, замеры и документы уходят в облако, ссылка привязывается к заявке и к объекту. Ничего не живёт в личном телефоне сотрудника. Через год фотографии узла находятся по названию объекта, а не по памяти. руководство · сервисные и инженерные службы · отдел качества · строительный контроль Отчёт перестаёт быть отдельной работой. Он собирается из того, что и так происходит. ## Через что общается агент Клиент и сотрудник пишут туда, где им удобно. Отдельное приложение никому ставить не нужно. WhatsApp Текст, голосовые, фото, документы. Официальный Business API. Telegram Бот для сотрудников и подрядчиков. Самый быстрый в запуске канал. Email Разбор входящей почты, вложения, автоответы, маршрутизация. Телефон Голосовой агент: принимает звонок, записывает суть, ставит задачу, звонит сам. Форма на сайте Заявка сразу попадает в журнал и в мессенджер ответственного. Таблицы и CRM Google Sheets, Airtable, Notion, существующая CRM или ERP. ЯЗЫКИ русский · украинский · английский · иврит. Голосовые сообщения расшифровываются автоматически, ответ приходит на языке обращения. ПРАКТИЧЕСКАЯ РЕКОМЕНДАЦИЯ Каналы можно подключать по одному. Начинать с того, куда людям уже привычно писать, — дешевле и приживается лучше. ОТРАСЛИ, ГДЕ ЭТО РАБОТАЕТ - Инженерия и АСУ ТП - Строительство - Больницы и клиники - Бухгалтерский аутсорсинг - Судовое сопровождение - Пищевая и переработка ## Расскажите, что происходит у вас Три коротких вопроса в чате — сфера, что теряется, куда ответить. Дальше разбор процессов: показываем, какие сценарии применимы и что даст эффект первым. Бесплатно. --- Source: https://ai.avigan.com.ua/ru/services/request-handling · AVIGAN AI · ai.avigan.ua@gmail.com