Scénario 06 · 07 · 08 · 09 # Une demande, du message à la synthèse Chantier de construction. Le chef de section écrit sur Telegram — la suite se fait sans répartiteur et sans transferts. ENTRANT · TELEGRAM, 14:06 > « Le treuil s'est bloqué, la grue à tour ne fonctionne plus. Section B » TEMPS DE RÉACTION quelques secondes. Le chef de chantier reçoit la confirmation avant même d'avoir rangé son téléphone. panne de matériel · section B · urgence élevée registre : date, auteur, section, texte, photo mécanicien rattaché au site au chef de section : « Reçu, demande n° 238 » photo dans le cloud, lien associé à la demande intégré à la synthèse du soir sur le site CE QUE CELA A REMPLACÉ l'appel au répartiteur · le transfert du message vers un autre chat · la saisie manuelle dans un tableur · la recherche du responsable par téléphone · un e-mail séparé avec les photos · la collecte de la synthèse en fin de journée DOMAINE D'APPLICATION chantiers · hôpitaux par bâtiment · réseaux d'agences · lignes d'usine · demandes maritimes 07 ## Le tri du courrier entrant Chaque e-mail reçoit une catégorie, un destinataire et une échéance. La boîte cesse d'être un fourre-tout commun que tout le monde regarde et où personne ne répond. ### Lundi matin, 47 e-mails « Merci d'établir une facture pour 12 filtres » service commercial · tâche : facture, aujourd'hui « Le poste de lavage ne fonctionne plus, on est à l'arrêt » support technique · demande d'urgence, prioritaire « Nous transmettons les procès-verbaux de janvier, merci de signer » comptabilité · vérification du dossier « CV pour le poste d'ingénieur instrumentation » RH · dans la base des candidats « Rappel : le délai d'étalonnage arrive à échéance » métrologue · tâche avec échéance « Publicité pour des services d'imprimerie » archive, ne dérange personne CE QUI SE PASSE ENSUITE - L'e-mail est consigné dans le registre avec une catégorie et un numéro - Le responsable reçoit une notification dans sa messagerie - Une confirmation de réception part vers l'expéditeur - Les pièces jointes sont classées dans le dossier du client ou du site - Si personne n'a répondu au bout de N heures, un signal part vers le responsable - L'e-mail reste entièrement dans la messagerie : rien n'est déplacé externalisation comptable · approvisionnement · ventes · services techniques · agents maritimes Fonctionne par-dessus votre messagerie. Pas besoin de changer de boîte, de domaine ou de client de messagerie. 08 ## Rien ne brûle et rien ne se perd Deux tâches routinières que personne n'aime vérifier, et sur lesquelles les entreprises perdent régulièrement de l'argent et des contrats. ### Suivi des échéances Rappels aux employés et aux clients sur les délais, le reporting, les renouvellements, les étalonnages et les paiements — avant que l'échéance ne soit dépassée, pas après. EXEMPLES - « L'étalonnage du débitmètre expire dans 21 jours » → tâche pour le métrologue, notification au responsable une semaine avant - « Le contrat avec le sous-traitant se termine dans un mois » → rappel au juriste et à l'approvisionnement - « Le rapport sur le site n'est pas remis depuis trois jours » → escalade vers le responsable de secteur ### Dossier documentaire Le système sait quel ensemble de documents est nécessaire pour un type de transaction, un client ou un site donné, et signale de lui-même ce qui manque et chez qui. - « Pour le site n° 14, il manque le procès-verbal des travaux cachés et deux certificats de câble » → rappel au sous-traitant - « La procuration du client a expiré » → blocage de l'expédition jusqu'à sa mise à jour - « Il manque la facture dans le dossier de paiement » → retour vers l'approvisionnement avec indication du motif gestion contractuelle · comptabilité · métrologie · approvisionnement · contrôle des travaux · documents maritimes Les échéances sont reprises de vos tableurs ou de votre CRM — pas besoin de mettre en place un système séparé. 09 ## Rapports au responsable, SLA et preuve photo Trois mécanismes qui transforment le flux de demandes en un processus maîtrisé — sans réunions quotidiennes ni appels incessants. ### Rapports au responsable La synthèse quotidienne et hebdomadaire arrive d'elle-même : demandes sur la période, retards, charge de travail par personne, risques et points ouverts. Ventilation par site, par service, par employé ou par client. À tout moment, on peut demander en mots : « où en est-on sur le site Zaria cette semaine » — et obtenir une réponse. ### Escalade et SLA Chaque catégorie a un délai de réaction défini. Si personne n'a réagi au bout de N heures, le signal remonte plus haut. Une nouvelle demande sur le même problème est signalée automatiquement. Le responsable apprend le problème par le système, pas par un client mécontent. ### Preuve photo et documentaire Les photos du site, les procès-verbaux, les relevés et les documents partent dans le cloud, le lien est associé à la demande et au site. Rien ne reste sur le téléphone personnel de l'employé. Un an plus tard, on retrouve les photos d'un équipement par le nom du site, pas de mémoire. direction · services techniques et d'ingénierie · service qualité · contrôle des travaux Le rapport cesse d'être une tâche à part. Il se constitue à partir de ce qui se passe déjà. ## Par où l'agent communique Le client et l'employé écrivent là où c'est pratique pour eux. Personne n'a besoin d'installer une application séparée. WhatsApp Texte, messages vocaux, photos, documents. API Business officielle. Telegram Bot pour les employés et les sous-traitants. Le canal le plus rapide à mettre en place. Email Tri du courrier entrant, pièces jointes, réponses automatiques, routage. Téléphone Agent vocal : prend l'appel, note l'essentiel, crée une tâche, appelle lui-même. Formulaire du site La demande arrive directement dans le registre et dans la messagerie du responsable. Tableurs et CRM Google Sheets, Airtable, Notion, un CRM ou un ERP existant. LANGUES russe · ukrainien · anglais · hébreu. Les messages vocaux sont retranscrits automatiquement, la réponse arrive dans la langue de la demande. RECOMMANDATION PRATIQUE Les canaux peuvent être connectés un par un. Commencer par celui où les gens ont déjà l'habitude d'écrire — c'est moins coûteux et ça s'adopte mieux. SECTEURS OÙ CELA FONCTIONNE - Ingénierie et systèmes de contrôle-commande - Construction - Hôpitaux et cliniques - Externalisation comptable - Assistance maritime - Agroalimentaire et transformation ## Racontez-nous ce qui se passe chez vous Trois questions courtes dans le chat — votre secteur, ce qui se perd, où vous répondre. Ensuite, l'analyse des processus : nous montrons quels scénarios s'appliquent chez vous et lequel aura le premier effet. Gratuit. --- Source: https://ai.avigan.com.ua/fr/services/request-handling · AVIGAN AI · ai.avigan.ua@gmail.com