Szenario 03 · 04 · 05 # Drei verschiedene Rollen am Telefon Das sind drei verschiedene Produkte. Sie werden oft verwechselt, gekauft wird meist nur eines — dort, wo es am meisten wehtut. ### Sekretär — eingehende Anrufe Nimmt beim ersten Klingeln ab, rund um die Uhr. Klärt, wer anruft und worum es geht, legt eine Anfrage an, vereinbart einen Termin, verbindet bei Bedarf mit einem Menschen. Schließt die Lücke bei: verpassten Anrufen, „wir rufen Sie zurück“, Abenden, Wochenenden und der Mittagspause. ### Vertrieb — ausgehende Anrufe Ruft die Liste durch: kalte Datenbank, alte Anfragen, Kunden, die „noch überlegen“. Klärt das Interesse, beantwortet Fragen, vereinbart ein Gespräch mit dem Vertriebsmitarbeiter. Schließt die Lücke bei: dem Abtelefonieren der Liste, für das nie Zeit bleibt. ### Auskunft — Support und FAQ Beantwortet typische Fragen: Öffnungszeiten, Status von Bestellung oder Anfrage, wo die Dokumente sind, wie man etwas anschließt, was bei einem typischen Fehler zu tun ist. Erste Support-Linie. Schließt die Lücke bei: dem Anrufstrom, für den kein Fachmitarbeiter nötig ist. Gesprächssprachen: Russisch · Ukrainisch · Englisch · Hebräisch. Jeder Anruf wird aufgezeichnet, transkribiert und landet im Journal mit Ergebnis und nächstem Schritt. 03 ## Der Anruf um 21:47 Uhr am Freitag Genau der Anruf, der sonst ins Leere läuft — und am Montag als Beschwerde zurückkommt. DIALOG Guten Abend, hier Servicedienst, ich höre. Guten Tag, bei uns ist der Kompressor ausgefallen, die Abfülllinie steht still. Wer kommt vorbei? Verstanden, das ist ein Notfall. Ist die Anlage in Aschdod? Ist es der Hauptkompressor? Aschdod, ja. Der Hauptkompressor. Anzeige wegen Öldruck. Notiert. Ich lege eine Störungsmeldung an, der Bereitschaftsingenieur bekommt sie sofort und meldet sich innerhalb einer halben Stunde. Die Nummer schicke ich Ihnen per WhatsApp. 4 SEKUNDEN NACH DEM ANRUF - **ANFRAGE** №2291 · Störungseinsatz - **ANLAGE** Aschdod · Kompressorstation - **SYMPTOM** Öldruck — Störung - **ZUGEWIESEN** Bereitschaftsingenieur, benachrichtigt - **AN DEN KUNDEN** WhatsApp mit der Anfragenummer - **AUFZEICHNUNG** Audio und Transkript in der Karte - **ÜBERSICHT** Im Tagesbericht an die Leitung EINSATZBEREICH Service- und Notdienste · Kliniken · Autowerkstätten · Logistik · jedes Geschäft, in dem ein Anruf = Geld bedeutet Kein Anruf bleibt unbeantwortet und ohne Spur — unabhängig von Tageszeit und Auslastung der Mitarbeiter. 04 ## Die Anrufrunde, die endlich stattfand Eine Kontaktdatenbank hat jeder. Wirklich durchtelefoniert wird sie nur von den wenigsten — dafür fehlen immer Leute und Geduld. Guten Tag. Ich rufe wegen der Dampfmengenerfassung in der Produktion an — sind Sie dafür zuständig, oder soll ich Sie weiterverbinden lassen? Na ja, ich bin der Chefenergetiker, ja. Worum geht's genau? Wir bieten automatische Erfassung und Berichterstattung für Dampf. Werden die Werte noch von Hand abgelesen, oder gibt es schon ein System? Von Hand, der Rundgänger einmal pro Schicht. Wir wollten das mal ändern, aber nicht jetzt — vielleicht eher im Sommer. Verstanden. Dann schlage ich ein kurzes Gespräch mit unserem Ingenieur vor — 15 Minuten, unverbindlich. Passt Dienstag um 11 Uhr? LEAD-KARTE IN DER CRM - **STATUS** Interesse bestätigt - **ENTSCHEIDUNGSTRÄGER** Chefenergetiker - **BEDARF** Dampferfassung, derzeit manuell - **FRIST** Richtwert — 2. Quartal - **EINWAND** „Nicht jetzt“ — kein Budgetproblem - **VEREINBART** Gespräch mit dem Ingenieur, Di 11:00 Audio + Transkript beigefügt Reaktivierung alter Datenbanken · Kaltakquise · Terminbestätigung · Befragungen nach Geschäftsabschluss Der Agent wird auch beim hundertsten Anruf nicht müde und bleibt bei jedem gleich höflich. Der Vertriebsmitarbeiter bekommt nur diejenigen, die ihr Interesse bestätigt haben. 05 ## Die Auskunft, die Ihre Dokumentation kennt Derselbe Sprachagent stützt sich auf die Wissensdatenbank — und antwortet deshalb inhaltlich, statt nur „hinterlassen Sie eine Anfrage“ zu sagen. Guten Tag, bei uns leuchtet am Schaltschrank eine rote Lampe und alles steht still. Was soll ich tun? Nennen Sie mir bitte die Objektnummer oder den Namen — ich suche Ihren Schaltplan heraus. Halle drei, Anlage „Sarja“. Gefunden. Die rote Anzeige an Ihrem Schaltschrank bedeutet eine Überlaststörung der Pumpengruppe. Laut Anleitung: Spannung trennen, das Thermorelais K3 prüfen, sicherstellen, dass der Schieber auf der Saugseite offen ist. Das Relais hat geklickt, scheint eingerastet zu sein. Läuft wieder. Sehr gut. Anfrage und Ergebnis sind notiert. Der zuständige Ingenieur ist informiert — sollte es sich wiederholen, kommen wir vorbei. ÜBERNIMMT - 01 · Typische Fragen und die erste Diagnose - 02 · Status von Anfrage und Bestellung - 03 · Öffnungszeiten und Kontakte - 04 · wo man ein Dokument bekommt - 05 · Erfassung des Anliegens am Ende des Gesprächs ÜBERGIBT AN EINEN MENSCHEN - 01 · Störungen und Produktionsstillstände - 02 · Streitigkeiten über Geld und Vertrag - 03 · alles, was nicht in der Dokumentation steht - 04 · jeden Fall, in dem der Anrufer einen Menschen verlangt — sofort und ohne Diskussion technischer Support · Leitstelle · Garantiedienst · Gerätewartung bei Kunden Die Verantwortungsgrenze des Agenten legen Sie selbst fest, und sie lässt sich jederzeit ändern — das ist eine Einstellung, kein Umbau. BRANCHEN, IN DENEN ES FUNKTIONIERT - Krankenhäuser und Kliniken - Schiffsagentur ## Erzählen Sie uns, was bei Ihnen passiert Drei kurze Fragen im Chat — Branche, was verloren geht, wohin die Antwort soll. Danach die Prozessanalyse: Wir zeigen, welche Szenarien bei Ihnen passen und was zuerst wirkt. Kostenlos. --- Source: https://ai.avigan.com.ua/de/services/voice-agents · AVIGAN AI · ai.avigan.ua@gmail.com